Dezvoltarea continua si favorabila a companiei depinde de o serie de factori esentiali, unul dintre acestia fiind informatia financiar-contabila, respectiv setul de date care reflecta transparent situatia firmei si reprezinta o baza importanta pentru strategia de dezvoltare. Contabilitatea va veni in ajutorul managementului unei afaceri numai in situatia  furnizarii de date cu privire la cheltuieli,  venituri, active si pasive patrimoniale, etc.  prezentate conform unor principii si structuri de prezentare clar stabilite in concordanta cu nevoile firmei si in conformitate cu legislatia in vigoare.

            Contabilitatea este știința care in atingerea scopului sau se ocupă cu măsurarea, evaluarea, cunoașterea, gestiunea și controlul activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, precum și ale rezultatelor obținute din activitatea persoanelor fizice și juridice, asigurând astfel „înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi alte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii prezenţi şi potențiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile publice şi alţi utilizatori”, potrivit art. 2 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

              Obiectivele contabilitatii moderne sunt dintre cele mai importante atunci cand ne referim la desvoltarea unei firme. Ele nu se opresc doar la inregistrarea, prelucrarea si arhivarea datelor, ci se extind prin:

• Stabilirea costurilor pentru a facilita deciziile curente;
• Evaluarea obiectivelor si furnizarea unei imagini transparente a situatiei financiare a companiei;
• Explicarea rezultatelor si calculul diferentelor;
• Stabilirea factorilor de risc in managementul firmei;
• Corelarea informatiilor externe si interne cu privire la situatia companiei;
• Furnizarea de informatii pertinente si obiective si prezentarea unor previziuni realiste.

In alta ordine, importanta contabilitatii intr-o firma este data si de capacitatea contabilului de a tine  corect si bine informat managerii firmei, prin oferirea de informatii utile, relevante si corecte.

Informaţia furnizată de contabilitate este utilă în cazul în care managementul o foloseşte pentru a înţelege realitatea economică a organizaţiei şi de calitate atunci când pe baza ei iau decizii adecvate.

Managerii, în calitate de principali utilizatori interni, au nevoie de informaţii financiar-contabile, precum şi de informaţii referitoare la evoluţia fenomenelor economice din cadrul entităţii pentru realizarea obligaţiilor legale, pentru a coordona personalul din subordine, a pregăti deciziile şi desfăşura activităţile în condiţii de eficienţă şi eficacitate.

Astfel, managerii au nevoie de instrumente de gestiune a activităţilor, care să se bazeze atât pe date tehnice sau cantitative, cât, mai ales, pe date valorice sau calitative prin care să măsoare performanţa. În procesul managerial, este nevoie nu numai de informaţii furnizate atât de contabilitatea financiară, cât şi de contabilitatea de gestiune. Informaţiile furnizate de contabilitatea de gestiune au început să prezinte o importanţă mai mare în raport cu cele oferite de contabilitatea financiară, deoarece, în timp ce contabilitatea financiară pune la dispoziţie informaţii despre activitatea trecută, contabilitatea de gestiune, reprezintă un sistem prin care se calculează şi analizează valoarea fluxurilor interne din entitate şi constituie baza pentru luarea deciziilor.

O informaţie contabilă are valoare, dacă sprijină utilizatorul în obţinerea rezultatelor scontate în urma procesului de luare a deciziilor. Informaţiile furnizate de contabilitate stau la baza deciziilor curente operative sau strategice, inclusiv cu privire la dezvoltarea investiţională, acurateţea şi relevanţa acestora fiind influenţată în mod direct sau indirect de atingerea unui obiectiv sau a unor ţinte propuse.

 Principale componente ale managementului legate de activitatea financiar-contabila sunt:

a) conducerea / ghidarea activităţilor, este vital pentru atingerea obiectivelor, deoarece orice acţiune se poate analiza din punct de vedere al costurilor;

 b) planificarea bugetară, determină creşterea eficienţei utilizării resurselor financiare disponibile. O bună execuţie bugetară presupune eficientizarea colectării veniturilor corelată cu urmărirea atentă a cheltuielilor;

c) stabilirea unui sistem de indicatori de performanţă face posibilă evaluarea consumului de resurse în raport cu rezultatele obţinute şi compararea acestora cu nivelurile stabilite;

d) evaluarea performanţelor, orice organizaţie utilizează o funcţie de control intern pentru evaluarea calităţii şi realităţii informaţiilor furnizate de contabilitate, cu rol în identificarea disfuncţiilor din activitatea financiar-contabilă şi de a formula recomandări pentru îmbunătăţirea acestora.

e) informatizarea, presupune că instrumentele informatice pot contribui la ameliorarea calităţii managementului, inclusiv a managementului financiar. Limitele creşterii eficienţei informaţiei furnizate de contabilitate sunt determinate de forma şi gradul de transparenţă al documentelor contabile, de abilitatea şi rapiditatea cu care potenţialii utilizatori evoluează în domeniul contabil. Acestea pot fi depăşite în condiţiile în care atât cel care elaborează informaţia, cât şi cel care o utilizează îşi armonizează necesităţile şi posibilităţile concrete de acţiune.

d) implementarea unui sistem de management al riscurilor eficient cu privire la activităţile financiar-contabile limitează erorile, frauda, pierderile şi activităţile neeconomicoase şi contribuie la creşterea performanţei activităţilor şi a performanţei pe ansamblu la nivelul organizaţiei.

Valoarea informaţiei furnizate de contabilitate trebuie sa indeplineasca o serie de caracteristici pentru a fi utila firmei si implicit managerilor, astfel:

a) Inteligibilitatea informaţiei financiar-contabile, reprezintă o calitate esenţială şi presupune că aceasta este uşor de înţeles de către utilizatori. În acest scop, se presupune că utilizatorii dispun de cunoştinţe suficiente privind activităţile economice, de noţiuni de contabilitate şi au dorinţa de a studia informaţiile prezentate, cu atenţia cuvenită.

b) Relevanţa, pentru a fi utile informaţiile trebuie să fie relevante pentru luarea deciziilor de către utilizatori, ele trebuie să faciliteze evaluarea evenimentelor trecute, prezente sau viitoare, confirmând realitatea sau corectând erorile.

 c) Credibilitatea, pentru a fi utilă, informaţia trebuie să fie credibilă, respectiv să nu conţină erori sau elemente care să conducă la interpretări eronate, să nu fie părtinitoare, iar utilizatorii să aibă încredere în aceasta. Informaţiile financiare prezintă, totuşi, un anumit risc de credibilitate. Pentru a minimaliza riscul cu privire la credibilitatea informaţiei, se urmăreşte ca operaţiile şi evenimentele descrise de informaţia contabilă să fie în concordanţă cu realitatea economică.

d) Comparabilitatea, presupune ca informaţia să fie comparabilă în timp, astfel, încât, pe baza ei, să se poată identifica tendinţele şi performanţele organizaţiei.

 Elaborarea unor decizii economice corecte, în concordanţă cu realitatea şi care să contribuie la realizarea şi îmbunătăţirea activităţilor, este dependentă de calitatea şi cantitatea informaţiilor contabile furnizate. Informaţiile furnizate de contabilitate constituie „materia primă” în luarea tuturor deciziilor manageriale. În acelaşi timp, utilizatorii informaţiei contabile acţionează, operează şi iau decizii în mod constant, utilizând şi înţelegând informaţiile furnizate de contabilitate.

În acest sens, sistemul financiar-contabil presupune organizarea şi desfăşurarea de activităţi cu privire la colectarea şi stocarea datelor referitoare la operaţiunile derulate de entitate, prelucrarea acestora şi obţinerea de informaţii utile pentru planificarea şi realizarea activităţilor organizaţiei, precum şi furnizarea unor modalităţi de control adecvate pentru asigurarea integrităţii patrimoniale.

Contabilitatea, ca sursă de informaţii oferite utilizatorilor, presupune un proces complex desfăşurat în mod organizat, care integrează persoane, proceduri şi tehnologie informaţională.

In acest moment se inregistreaza progrese semnificative in sensul digitalizarii contabilității, astfel:

• Schimb și prelucrare directă de date cu clientul sau furnizorul prin intermediul sistemelor informatice. Acestea folosesc structuri standardizate de formate electronice a documentelor care permit transmiterea-primirea si prelucrarea lor de catre softurile de contabilitate.

• Citirea sau recunoașterea documentelor prin tehnologii de Optical Character Recognition – OCR-izare sau recunoașterea optică a caracterelor. Acestea reprezintă conversia în format electronic a imaginii unui text tipărit sau scris de mână. Este utilizată in acest moment pe scară largă ca modalitate de extragere a datelor din documentele tipărite (facturi, extrase bancare, chitanțe, pasapoarte etc), fotografiate sau scanate.

• Plăți electronice. Acest tip de plati s-a dezvoltat foarte mult in ultima perioada, fiind principalul mod de decontare si transfer. Deasemenea unitatile financiar-bancare utilizeaza in mod curent solutii de transfer al datelor din extrasele de cont direct in softul de contabilitate al firmelor.

Aceste  progrese semnificative in sensul digitalizarii au adus si vor genera puternice modificari asupra profesiei de contabil. Astfel, contabilul modern ( intern sau externalizat) nu trebuie / nu va mai trebui sa intocmeasca, inregistreze si/sau arhiveze documente primare ( chitante, facturi, deconturi, bonuri fiscale, bonuri de consum) bonuri de predare -primire, extrase de cont, etc), acestea vor fi generate – transmise si prelucrate automat de sistemele informatice care deservesc functia financiar – contabila cu o acuratete, transparenta si rapiditate semnificativ mai buna decat cea din trecut.

Astfel,  calitatea informatiilor si timpul economisit de firma va asigura realizarea de  procese mai ample si rapide  de evaluare, analiza si control al fluxurilor economice de la nivelul firmei, cu impact pozitiv asupra valorii informatiilor si a instrumentelor de sustinere a deciziilor manageriale.

O consecinta a evoluțiie rapide a tehnologiei informației și a digitalizării activitățiilor de la nivelul firmelor va modifica criteriile de selectie a pachetului de serviciilor contabile, astfel  pe langa  serviciile clasice (standard) de inregistrare si evidenta a datelor financiar-contabile vor solicita si servicii de analiza a informatiilor financiar-contabile si planificare strategica, management al riscurilor operationale si financiare si consultanta financiar – contabila.