Digitalizarea este un fenomen vizibil cu puternice implicații în domeniul economic, cu o evoluție extrem de rapidă ce creează noi oportunități pentru mediul de afaceri în relațiile comerciale și generează creșterea conectării și interacțiunii cu instituțiile publice, sens în care este necesară redefinirea proceselor și folosirea tehnologiei cu luarea în considerare a principalilor factori determinanți, precum: transmiterea, recepționarea și analizarea în timp real a datelor, procesarea unor volume mari de date, crearea de noi servicii în spațiul public care să aducă plus valoare în activitatea mediului de afaceri.

Proiectul „E-factura – sistem obligatoriu de facturare electronică“ a fost demarat în luna martie 2020 de către Ministerul Finanțelor și Agenția Națională de Administrare Fiscală, în vederea eficientizării colectării impozitelor și taxelor, vizând în principal îmbunătățirea și consolidarea gradului de colectare a TVA și prevenirea/combaterea evaziunii fiscale.

Decizia de dezvoltare a proiectului de facturare electronică în România a fost luată după analizarea modului în care Italia a aplicat facturarea electronică generalizată atât pe relația Business to Government (B2G), cât și pe relația Business to Business (B2B) și presupune etape de proces care să permită comensurarea efectelor asupra mediului economic și gestionarea eficientă a datelor recepționate.

               Prin Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, a fost reglementat sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, precum si facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice. Practic este este reglementata facturarea electronica prin sistemul national e-factura atat in relatia B2G cat si in relatia B2B.

 Pe relatia B2B, OUG nr. 130/2021 stabileste si  urmatoarele termene privind facturarea electronica de catre firmele care comercializeaza produse considerate cu risc fiscal ridicat:

• in intervalul 1 aprilie – 30 iunie 2022 firmele pot sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu inregistrati in Registrul RO e-Factura;
• incepand cu 1 iulie 2022 aceste firme au obligatia sa transmita facturile emise in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura, indiferent daca destinatarii sunt sau nu inregistrati in Registrul RO e-Factura.

Produsele cu risc fiscal ridicat sunt, conform OPANAF 12/2022:

1. Legume, fructe, radacini si tuberculi alimentari, alte plante comestibile.
2. Bauturi alcoolice
3. Constructii noi
4. Produse minerale (apa minerala naturala, nisip si pietris)
5. Imbracaminte si incaltaminte

Articolul 5 prevede ca Facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice se aplica in cazul existentei unei relatii B2G, definita conform art. 2 alin. (1) lit. m), in situatia in care operatorii economici opteaza pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura.

Ordinul 1365/2021 pentru aprobarea procedurii de utilizare si functionare a sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, precum si de primire si descarcare a facturii electronice de catre destinatarii facturii electronice emise in relatia B2G in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura prevede modul de utilizare a acestui sistem si termenii de implementare.

Astfel, prin acest ordin se stabilesc urmatoarele:
– Pregatirea si transmiterea facturii electronice;
– Verificarea facturii electronice;
– Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2B;
– Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G;
– Corectia facturii electronice;
– Notificarea emitentului si destinatarului privind factura electronica;
– Disponibilitatea pentru descarcare a facturii electronice in sistemul RO e-Factura.

                Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii  economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul Privat Virtual in nume propriu sau prin reprezentat legal, prin reprezentant desemnat ori prin imputernicit, cu respectarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 660/2017 privind aprobarea Procedurii de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanta intre Ministerul Finantelor Publice/organul fiscal central si persoanele fizice, persoanele juridice si alte entitati fara personalitate juridica, cu modificarile si completarile ulterioare.

 In vederea utilizarii sistemului RO e-Factura in relatia B2B, emitentul si destinatarul trebuie sa fie inregistrati in Registrul RO e-Factura.

 Autoritatile si entitatile contractante prevazute la art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021 trebuie sa fie inregistrate in Registrul entitatilor publice conform prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 2004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entitatilor publice si registrul altor entitati, cu modificarile si completarile ulterioare.

Pregatirea si transmiterea facturii electronice ( art.2. din ordin)

1. Emitentul facturii electronice pregăteşte fişierul corespunzător facturii electronice în format XML, conform documentaţiei tehnice publicate în secţiunea dedicată RO e-Factura disponibilă pe portalul Ministerului Finanţelor, respectiv Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală. Fişierul XML trebuie să respecte standardul european EN 16931 (model semantic de bază al facturii electronice) şi regulile naţionale RO-CIUS prevăzute în legislaţia specifică.

2. În vederea transmiterii facturii electronice, emitentul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:

– a) interconectarea aplicaţiei disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);

– b) utilizarea aplicaţiilor puse la dispoziţie în mod gratuit de către Ministerul Finanţelor.

3. Documentaţia tehnică pentru microserviciile şi aplicaţiile prevăzute la alin. (2) este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro. (4) În urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie automat un număr de identificare, utilizat ca referinţă în cadrul proceselor şi operaţiunilor specifice sistemulu

 Verificarea facturii electronice ( art. 3 din ordin)

1. Verificarea facturii electronice are drept scop respectarea structurii acesteia, a autenticităţii originii privind identitatea emitentului, precum şi a integrităţii conţinutului după transmiterea fişierului corespunzător facturii electronice, fără a include verificarea realităţii tranzacţiilor dintre emitentul şi destinatarul facturii electronice.
2. După transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura efectuează următoarele operaţiuni, în mod automat, asupra fişierului în format XML, după cum urmează:

          a) verificări şi validări privind structura şi sintaxa;

          b)verificări semantice.

          După efectuarea acestor operaţiuni se generează un mesaj automat de răspuns.

3. În situaţia în care drept urmare a operaţiunilor prevăzute la alin. (2) nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanţelor care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de semnătura electronică a Ministerului Finanţelor, care este pus la dispoziţia emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fişier arhivă de tip zip.
4. În situaţia în care drept urmare a operaţiunilor prevăzute la alin. (2) sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fişier de tip XML ce conţine erorile identificate, însoţit de semnătura electronică a Ministerului Finanţelor, sub forma unui fişier arhivă de tip zip.
5. După corectarea erorilor identificate, potrivit alin. (4), emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura.
6. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fişierului transmis.
7. După efectuarea verificărilor automate, fişierele prevăzute la alin. (3) şi (4) vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2B ( art. 4 la ordin)

1. În vederea primirii şi descărcării facturii electronice, destinatarul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:

a) interconectarea aplicaţiei disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);

b) utilizarea aplicaţiilor puse la dispoziţie în mod gratuit de către Ministerul Finanţelor.

      2. Documentaţia tehnică pentru microserviciile şi aplicaţiile prevăzute la alin. (1) este disponibilă la adresa web             www.efactura.mfinante.ro.

Primirea si descarcarea facturii electronice de catre destinatarii facturilor electronice emise in relatia B2G ( art. 5 la ordin)

1. Autorităţile şi entităţile contractante prevăzute la art. 2 alin. (1) lit. m) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 120/2021, în calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relaţia B2G, au obligaţia să primească şi să descarce factura electronică, prin accesarea „Punctului Unic de Acces” de pe site-ul Ministerului Finanţelor – Sistemul naţional de raportare Forexebug, secţiunea „Vizualizare rapoarte” – „Facturi electronice”.

2. Primirea şi descărcarea facturii electronice emise în relaţia B2G potrivit alin. (1) pot fi efectuate numai de către persoanele înrolate cu rol de vizualizare rapoarte în sistemul naţional de raportare al Ministerului Finanţelor, potrivit procedurii prevăzute în anexa nr. 1 la Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 517/2016 pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de funcţionare a sistemului naţional de raportare – Forexebug, cu modificările şi completările ulterioare.
3. Documentaţia tehnică privind microserviciile şi alte aplicaţii este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro.
4. Aplicaţia de conversie prevăzută la art. 8 alin. (3) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 120/2021 este pusă la dispoziţie de către Ministerul Finanţelor, prin Centrul Naţional pentru Informaţii Financiare, la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Corectia facturii electronice (art. 6 la ordin)

     1. În situaţia unei facturi electronice emise în relaţia B2B asupra căreia destinatarul are obiecţii, acesta                 înştiinţează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicată în documentaţia tehnică prevăzută la art. 4 alin. (2).

2. În situaţia unei facturi electronice emise în relaţia B2G asupra căreia destinatarul are obiecţii, acesta înştiinţează emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului naţional de raportare – Forexebug, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicată în documentaţia tehnică prevăzută la art. 5 alin. (3).
3. Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul RO eFactura.
4. Corecţia facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiaşi sistem RO e-Factura.

Notificarea emitentului si destinatarului privind factura electronica ( art.7 la ordin)

1. Pentru fişierele nedescărcate prevăzute la art. 3 alin. (3) şi (4), precum şi pentru mesaje transmise de către destinatar şi nedescărcate de către emitent, se transmit notificări în ziua următoare publicării fişierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poştă electronică completate în SPV de către reprezentanţii emitentului, dacă a fost exprimată opţiunea în acest sens.

2. Pentru fişierele corespunzătoare facturilor primite şi nedescărcate de către destinatar prevăzute la art. 4 şi 5, se transmit notificări în ziua următoare publicării fişierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poştă electronică completate în SPV de către reprezentanţii destinatarului, dacă a fost exprimată opţiunea în acest sens.

Disponibilitatea pentru descarcare a facturii electronice in sistemul RO e-Factura ( art.8 la ordin)

1. Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.

2. Fişierele corespunzătoare facturii electronice în format XML şi mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi eliberate la cerere.